On reçoit un bulletin de paie dématérialisé sur son espace Arkevia, on le télécharge, on passe à autre chose. La question de ce que devient ce document, de qui y accède et combien de temps il reste stocké ne vient souvent qu’après, le jour où l’on a besoin d’une preuve pour un dossier retraite ou un litige prud’homal. C’est précisément là que la conformité RGPD d’un coffre-fort numérique comme Arkevia compte.
Coffre-fort numérique Arkevia : ce qui le distingue d’un simple stockage en ligne
Un drive classique conserve des fichiers. Un coffre-fort numérique certifié va plus loin : il garantit l’intégrité du document, son horodatage et sa valeur probante sur la durée. Arkevia s’appuie sur la norme NF Z42-020, le référentiel français qui encadre spécifiquement les coffres-forts numériques, et sur la norme NF Z42-013 relative à l’archivage électronique.
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Concrètement, cela signifie qu’un bulletin de paie déposé dans votre espace MyArkevia n’est pas simplement copié sur un serveur. Il est scellé, tracé, et son authenticité peut être vérifiée des années après le dépôt. Pour un salarié qui doit prouver ses revenus lors d’un rachat de trimestres retraite, cette distinction technique change tout.
Le système de management de la sécurité de l’information repose sur une certification ISO 27001, qui impose des audits réguliers et un cadre organisationnel strict pour la gestion des risques. On est loin d’un simple engagement déclaratif de conformité RGPD.
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Protection des données personnelles sur MyArkevia : chiffrement et accès
Le RGPD exige des mesures techniques « adaptées au risque ». Sur un espace qui héberge des fiches de paie (donc des données sensibles comme le salaire, le numéro de sécurité sociale, l’adresse), le niveau de protection doit être élevé. Arkevia applique un chiffrement AES-256 sur chaque document téléversé dans le coffre.
AES-256, c’est le même standard utilisé par les établissements bancaires pour protéger les transactions. Les transferts de données entre votre navigateur et les serveurs Arkevia passent par des protocoles chiffrés de niveau équivalent.
L’accès au compte MyArkevia repose sur une authentification forte. On retrouve la possibilité d’activer une connexion sécurisée à deux facteurs, ce qui bloque l’essentiel des tentatives d’intrusion par vol de mot de passe. Si votre employeur dépose un document dans votre coffre, il n’a plus accès à son contenu une fois le dépôt effectué : seul le salarié titulaire du compte peut consulter ses fichiers.
Localisation des serveurs et souveraineté des données
Un point que les articles génériques sur le RGPD abordent rarement : où sont physiquement stockées vos données. Arkevia communique sur un hébergement sur des serveurs situés en France, ce qui évite les transferts hors Union européenne et les problèmes juridiques liés au Cloud Act américain ou à des législations extra-européennes.
Pour un salarié, cela reste abstrait. En pratique, cela signifie que vos bulletins de paie et documents RH ne transitent pas par des data centers soumis à des juridictions étrangères. La CNIL considère cette localisation comme un élément de conformité à part entière.
Durée de conservation sur Arkevia : bien au-delà du minimum légal
Le RGPD pose un principe de limitation de la conservation : on ne garde pas des données personnelles indéfiniment sans raison. En matière de bulletins de paie numériques, le Code du travail impose à l’employeur de garantir la disponibilité du document pendant une durée minimale.
Arkevia va sensiblement plus loin avec un archivage garanti pouvant atteindre 50 ans, ou jusqu’aux 75 ans de l’utilisateur. Cette durée n’est pas arbitraire : elle couvre la totalité de la vie active et les premières années de retraite, période durant laquelle un salarié peut avoir besoin de prouver ses droits sociaux.
En cas de départ de l’entreprise, le coffre-fort numérique reste accessible au salarié. Les documents déjà déposés ne disparaissent pas avec la fin du contrat de travail. C’est un droit prévu par la réglementation sur les coffres-forts numériques et qu’Arkevia applique de manière opérationnelle.
Ce que vous pouvez faire de vos données
Le RGPD accorde plusieurs droits aux personnes concernées. Sur votre compte Arkevia, ces droits se traduisent par des actions concrètes :
- Droit d’accès : vous consultez l’intégralité des documents stockés dans votre espace sécurisé à tout moment, sans passer par votre employeur.
- Droit à la portabilité : vous pouvez télécharger vos fichiers (bulletins de paie, attestations) pour les transférer vers un autre service ou les conserver en local.
- Droit à la suppression : vous pouvez demander la fermeture de votre compte et la destruction des données, sous réserve des obligations légales de conservation qui s’imposent à l’hébergeur.
- Droit de rectification : si un document erroné a été déposé, la correction passe par l’employeur qui émet un nouveau document, mais vous gardez la trace des versions successives.
Sécurité du compte Arkevia : les bons réflexes de connexion
La protection technique ne suffit pas si l’accès au compte est mal sécurisé côté utilisateur. On constate que la majorité des incidents de sécurité sur les espaces numériques viennent de mots de passe faibles ou réutilisés.
Pour votre connexion MyArkevia, quelques pratiques réduisent le risque de manière significative :
- Utiliser un mot de passe unique, distinct de ceux de votre messagerie ou de vos réseaux sociaux, avec au moins douze caractères mêlant lettres, chiffres et symboles.
- Activer l’authentification à deux facteurs si l’option est proposée sur votre espace : un code temporaire envoyé par SMS ou généré par une application bloque toute tentative d’accès non autorisé.
- Ne jamais accéder à votre coffre-fort numérique depuis un réseau Wi-Fi public non protégé, en particulier dans les espaces de coworking ou les transports.
Changer son mot de passe au moins une fois par an reste une recommandation de base que la CNIL formule pour tous les services en ligne contenant des données personnelles sensibles.
La gestion des données personnelles sur un coffre-fort numérique comme Arkevia repose sur un empilement de garanties : normes de certification, chiffrement de haut niveau, hébergement souverain, durée de conservation adaptée aux droits sociaux. Le RGPD fixe le cadre, mais c’est la combinaison de ces mesures techniques et organisationnelles qui détermine la protection réelle de vos bulletins de paie et documents RH. Vérifier que ces mécanismes sont actifs sur votre propre compte reste le geste le plus utile.
